Besucherprozess optimieren durch Besuchermanagement-Software
Die Optimierung des Besucherprozesses durch den Einsatz einer Besuchermanagement-Software bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl die Effizienz steigern als auch das Besuchererlebnis verbessern.
Die wichtigsten Punkte, wie eine Besuchermanagement-Software den Besucherprozess optimiert
Eine gut implementierte Software kann den gesamten Prozess – von der Anmeldung über den Check-in bis hin zur Nachverfolgung – digitalisieren und automatisieren. Dadurch werden manuelle Aufgaben minimiert, die Sicherheit erhöht und Besucherströme besser gesteuert.
Vorab-Anmeldung und Einladung
- Digitale Einladungen: Gastgeber können direkt über das System Einladungen verschicken, die alle notwendigen Informationen enthalten, wie den Zeitpunkt des Besuchs, Standort und Zugangsrichtlinien.
- Voranmeldung der Besucher: Besucher können sich vorab online registrieren und dabei alle relevanten Daten angeben, z.B. persönliche Informationen oder den Grund des Besuchs. Dies reduziert den administrativen Aufwand bei der Ankunft.
- Vorausschauende Planung: Der Empfang wird durch die Vorab-Anmeldung informiert, wann und wie viele Besucher erwartet werden. So können Ressourcen besser eingeplant und Spitzenzeiten vermieden werden.
Schneller und automatisierter Check-in
- Selbstbedienungskioske: Besucher können sich bei Ankunft über ein Terminal oder ein Tablet selbst einchecken, was lange Warteschlangen am Empfang vermeidet. Diese Kioske drucken Besucherausweise oder Zutrittskarten automatisch aus.
- QR-Code-basierter Check-in: Vorab angemeldete Besucher erhalten einen QR-Code, den sie beim Betreten des Gebäudes scannen, um sich schnell und kontaktlos einzuchecken.
- Automatisierte Benachrichtigung des Gastgebers: Sobald der Besucher eingecheckt ist, erhält der Gastgeber automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS, sodass er weiß, dass der Besucher angekommen ist. Dies verkürzt Wartezeiten und verbessert den Empfang.
Sicherheitsvereinbarungen
- Firmenrichtlinien: Besucher können während des Check-ins digital Vertraulichkeitsvereinbarungen unterschreiben, was den Prozess beschleunigt und papierlos macht.
Optimierte Besuchersteuerung
- Echtzeit-Übersicht: Das Empfangspersonal und die Sicherheitsabteilung haben jederzeit einen Echtzeit-Überblick darüber, welche Besucher sich im Gebäude befinden und in welchen Bereichen sie Zugang haben.
- Besucherkategorien: Für Besucherkategorien können maßgeschneiderte Besuchererlebnisse und -prozesse erstellt werden.
Personalisierung
- Individuelle Begrüßung: Bei der Anmeldung können personalisierte Begrüßungen angezeigt werden, z.B. auf einem Display oder direkt über das Smartphone. Dies sorgt für ein persönlicheres und professionelleres Erlebnis.
- Wegbeschreibungen und Rauminformationen: Die Software kann Besuchern automatisch Wegbeschreibungen oder Rauminformationen senden, was die Orientierung erleichtert.
- Catering und Zusatzservices: Falls Besucher Verpflegung oder andere Dienstleistungen benötigen, kann dies ebenfalls über die Software koordiniert und vorab organisiert werden.
Datenschutz und DSGVO-Konformität
- Automatisierte Datenspeicherung und -löschung: Besucherdaten werden nur für den notwendigen Zeitraum gespeichert. Die Software kann so konfiguriert werden, dass Daten automatisch nach einer bestimmten Frist gelöscht werden, um den DSGVO-Vorgaben gerecht zu werden.
- Datenverarbeitungsverträge: Wenn Drittanbieter in die Datenverarbeitung involviert sind (z.B. bei cloudbasierten Systemen), stellt die Software sicher, dass alle notwendigen Datenschutzvereinbarungen eingehalten werden.
Vorteile der Nutzung von Besuchermanagement-Software:
Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse, von der Voranmeldung bis zum Check-out, verringern den Zeitaufwand für Besucher und Mitarbeiter.
Sicherheit: Durch Identitätsprüfung und Zutrittskontrolle wird die Sicherheit des Unternehmens und seiner Mitarbeiter erhöht.
Datenschutz: DSGVO-konforme Speicherung und Verwaltung der Besucherdaten schützen das Unternehmen vor Datenschutzverletzungen.
Optimierung des Besuchererlebnisses: Ein reibungsloser und gut organisierter Ablauf verbessert die Zufriedenheit der Besucher und hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Kosteneffizienz: Weniger manuelle Aufgaben bedeuten geringere Verwaltungskosten und effizienteren Ressourceneinsatz.
Eine Besuchermanagement-Software hilft, den gesamten Besucherprozess effizienter, sicherer und angenehmer zu gestalten.
Von der digitalen Anmeldung über den reibungslosen Check-in bis hin zur Nachverfolgung und Auswertung – die Software bietet eine durchgängige Lösung, die nicht nur die Arbeit des Empfangs erleichtert, sondern auch das Besuchererlebnis auf ein professionelles Niveau hebt.
