Besucherverwaltung
WELCOME Funktionen
Besucherverwaltung
Besucherverwaltung
Entdecken Sie WELCOME – eine Besucherverwaltung, die Sicherheit und Transparenz auf hohem Niveau garantiert. WELCOME macht es möglich.
Besucherportal
Behalten Sie stets den Überblick und sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf. WELCOME erleichtert Ihnen die Verwaltung Ihrer Besucher und sorgt für eine effiziente Organisation.
Einladung
Machen Sie es Ihren Mitarbeitern leicht – registrieren Sie die Besucher über das benutzerfreundliche Web-Portal oder nutzen Sie Ihre gewohnte Outlook-Umgebung.
Terminbestätigung
WELCOME sendet eine automatisierte Terminbestätigung, die Details wie Anfahrtsbeschreibung, Kontaktinformationen und Dokumente enthält.
Begrüßung
Begrüßen Sie Ihre Besucher über den WELCOME Screen. Geben Sie hier weitere Informationen wie Gebäude oder Besprechungsraum an.
Dauerbesucher
Verwalten Sie Ihre wiederkehrenden Besucher und Fremdfirmen als Dauerbesucher. Hinterlegen Sie den Zeitraum für den Zutritt des Besuchers.
Standorte - Mandanten
Organisieren Sie Ihre Standorte und Mandaten. Steuern Sie Ihre Empfangsbereiche und die entsprechenden Begrüßungsbildschirme.
Funktionen der Besucherverwaltung
Besucherportal
Behalten Sie stets den Überblick darüber, wer erwartet wird, wer sich bereits in Ihrem Unternehmen aufhält oder wer bereits abgereist ist.
Suchen und filtern Sie in der Historie um Ihre Besucherdaten auszuwerten. Mit der Besucherübersicht behalten Sie stets die Transparenz und Kontrolle.
Übersicht über alle erwarteten, anwesenden und abgereisten Besucher
Zustimmung zur DSGVO mit Löschfristen je Besucherkategorie
Automatische Erstellung und Versand der Evakuierungsliste
Verwalten von Fremdfirmen und Dauerbesuchern
Einladung
Erfassen Sie Ihre Besucher mühelos über das Besucherportal oder das Outlook Add-in.
Erzeugen Sie durch das Outlook Add-in einen Besuchereintrag in WELCOME – dadurch arbeiten Sie in Ihrer gewohnten Umgebung.
Laden Sie Gruppen auch über einen Upload einer CSV oder Excel Liste ein.
Erfassung von Besuchern über das Outlook Add-in
Erfassung von Besuchern im WELCOME Besucherportal
Einfache und schnelle Erfassung von Besucherdaten
Gewohnte Outlook Umgebung für die Mitarbeiter
Upload von CSV und Excel Listen für Gruppen
Auswahlkriterien
Definieren Sie Ihre Anforderungen! Auswahlkriterien zum Download.
Online-Demo
Überzeugen Sie sich von den Vorteilen und Möglichkeiten.
Kostenlos testen
Machen Sie sich mit den Funktionen von WELCOME vertraut.
Terminbestätigung
Mit der Terminbestätigung bieten Sie Ihren Besuchern alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Versenden Sie automatische Terminbestätigungen und erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald Ihr Besucher eintrifft.
Der enthaltene QR-Code ermöglicht Ihrem Besucher ein schnelles und unkompliziertes Einchecken.
E-Mail Einladung mit wichtigen Informationen
Mit QR-Code für Check-in
pkpass Datei für die Wallet-App
Standard-Dokumente, wie Anfahrtskizze, können angehängt werden
Zusätzlicher individualisierbarer Einladungstext
Begrüssung
Begrüßen Sie Ihre Besucher persönlich oder nur mit Firmennamen auf dem WELCOME Screen. Geben Sie Ihrem Besucher weitere Informationen wie Besprechungsraum oder Gebäude.
Gestalten Sie Begrüßungsbildschirme mühelos über den integrierten Editor nach Ihren Wünschen und passend zu Ihrer Corporate Identity.
Anpassbares Layout
Video abspielen, wenn kein Besucher erwartet wird
Standard TV als WELCOME Screen
Begrüßung mit individuellem Text
Dauerbesucher
Verwalten Sie Ihre Dauerbesucher wie Handwerker, Servicekräfte und wiederkehrende Besucher. So erfassen Sie diese Besucher nur einmalig.
Die Dauerbesucher können im individuell definierten Zeitraum, ohne erneute Einladung ein- und auschecken. Für jeden Vorgang wird ein Eintrag im Besucherbuch erstellt.
Dauerbesucher nur einmalig erfassen und einladen
Zeitraum definierbar in welchem Besucher einchecken können
Historie über jeden Check-in und Check-out Vorgang
Gesonderte Übersicht für Dauerbesucher
Ihr Layout
Konfigurieren Sie WELCOME nach Ihren Bedürfnissen. Erstellen Sie individuelle Begrüßungs- und Anmeldebildschirme, sowie verschiedene Besucherausweise. WELCOME ist bereits vorkonfiguriert, somit können Sie die vorbereitete Konfiguration ganz einfach an Ihre Wünsche und Ihr Corporate Design anpassen. So können Sie sofort durchstarten.
Individualisieren Sie WELCOME mit Ihren eigenen benutzerdefinierten Feldern.
Natürlich übernehmen wir auch gerne die komplette Einrichtung und Konfiguration für Sie.
Komplett vorkonfiguriert für einen schnellen Start
Einfach in der Einrichtung
Verschiedene Ausweislayouts
Verschiedene Begrüßungs- und Anmeldebildschirme
Individuelle zusätzliche Felder
Standorte- Mandanten
Setzen Sie Welcome an Ihren Standorten ein und etablieren Sie so einen einheitlichen Check-in-Prozess. Verwalten und steuern Sie alle Welcome Screens, Terminals und Drucker zentral.
Die Berechtigungssteuerung ermöglicht Ihnen den Zugriff der Mitarbeiter auf die einzelnen Standorte zu begrenzen. Empfangen und begrüßen Sie Ihre Besucher in über 20 Sprachen.
Zentrale Administration
Steuerung der Screens, Terminals und Drucker
Verschiedene Layouts je Standort möglich
Die LÖSUNG für Ihr Besuchermanagement
Ihre Vorteile durch WELCOME – Besuchermanagement Software aus der deutschen Cloud, sofort einsatzbereit.
Mit WELCOME vereinfachen Sie Ihre Besucherporzesse und gestalten diese effizient. Entsprechen Sie den Vorgaben der DSGVO.
Den Überblick behalten
Durch das Besucherportal behalten Sie den Überblick über anwesende und erwartete Besucher.
Nachvollziehbarkeit
Suchen und filtern Sie in der Besucherhistorie. Dauerbesucher und Handwerksbesuche können optimal recherchiert werden.
Außenwirkung
Ihr Besucher erhält mit der Einladung alle wichtigen Informationen und einen QR-Code für den Check-in – für einen profesionellen Eindruck.
Optimale Administration
Organisieren Sie Ihre Standorte in einer zentralen Installation. Unterschiedliche Layouts und Einrichtungen können je Mandant vorgenommen werden.
Online-Demo
Überzeugen Sie sich von den Vorteilen und Möglichkeiten.
Check-in
Wie können Ihre Besucher einchecken?
Besucherausweise
Alle Optionen der Besucherausweise.
Sicherheit - Sprachen
Erfahren Sie mehr über sicherheitsrelevante Themen und verfügbare Sprachen.
Die optimale Cloud-Software für Ihre Gästeverwaltung
Mit einem freundlichem Empfang, personalisierten Besucherausweisen und Features wie automatischem Versand von Anfahrtsbeschreibungen, erzeugen Sie bei Ihren Besuchern einen positiven und professionellen Eindruck.
Firmensicherheit
Wer befindet sich aktuell in Ihrem Unternehmen und auf dem Gelände?
Besonders in Gefahrensituationen kann die Evakuierungsliste aus WELCOME eine wichtige Information für die Ersthelfer sein.
Ein effektives Besuchermanagement beginnt bereits am Empfang und ist entscheidend für die Sicherheit. Mit der Besucherübersicht behalten Sie immer den Überblick über die Anwesenden in Ihrem Unternehmen. Speichern Sie Ihre Besucherinformationen vertraulich. Andere Gäste haben keinen Einblick auf die Besucherliste.