DSGVO Konformes Besuchermanagement
Firmensicherheit
und Datenschutz
Einfach. Effizient. Zuverlässig
Erhöhen Sie Ihre Firmensicherheit mit digitalen Sicherheitsvereinbarungen und automatischer Verwaltung der Gültigkeiten. Verwalten Sie ihre Besucherdaten DSGVO-konform.
Firmensicherheit – Datenschutz
Steigern Sie die Sicherheit Ihres Unternehmens mit digitalen Sicherheitsvereinbarungen und einer automatisierten Überprüfung von Gültigkeiten. Besucherdaten werden effizient, zentral und DSGVO-konform verwaltet.
Stellen Sie Ihren Besuchern Vereinbarungen, Sicherheitsrichtlinien und Datenschutzdokumente digital bereit und lassen Sie diese direkt auf einem Tablet unterschreiben. Dank der mehrsprachigen Besucheranmeldung können sich internationale Besucher in ihrer Sprache registrieren. So optimieren Sie Ihr Besuchermanagement, erhöhen die Compliance und schaffen einen professionellen Eindruck am Empfang.
Sicherheitsunterweisung
Stellen Sie Ihre Firmenrichtlinien, Vereinbarungen und Sicherheitshinweise digital zur Unterschrift zur Verfügung.
Datenschutz - DSGVO
Erfüllen Sie die Vorgaben der Datenschutzgrundverordung. Hinterlegen Sie Löschfristen bei Ihren Besucherkategorien.
Evakuierungsliste
Behalten Sie im Notfall mit der Evakuierungsliste den Überblick über Ihre anwesenden Besucher.
Benutzerberechtigungen
Vergeben Sie Ihren Mitarbeiter Benutzerberechtigungen. Damit stellen Sie sicher, dass nicht alle Besucher einsehbar sind.
Besuchersprachen und Systemsprachen
Bieten Sie Ihren Besuchern und Mitarbeitern ihre Sprache zur Auswahl an. Sprachen stehen für die komplette Applikation und für die Besucherdialoge zur Verfügung.
Deutsche Cloud
WELCOME wird in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Es erfolgt keine Datenhaltung im Ausland.
Funktionen Firmensicherheit
und Datenschutz
Unterweisungen
Hinterlegen Sie Ihre Sicherheitsunterweisungen, Firmenrichtlinien und Geheimhaltungsvereinbarungen je Besucherkategorie. Ihre Vereinbarungen können komfortabel in einem Editor gepflegt werden. Stellen Sie Vereinbarungen in der Sprache des Besuchers digital zur Unterschrift zur Verfügung.
Die unterschriebenen Dokumente werden automatisch per E-Mail an den Besucher, mit Zeitstempel und Unterschrift, gesendet.
Die Gültigkeit der Dokumente wird durch WELCOME verwaltet. Nach Ablauf werden diese dem Besucher erneut zur Unterschrift angezeigt.
Legen Sie Fragenkataloge und Anwortmöglichkeiten an, um das Verständnis der Unterweisungen abzufragen.
Frei definierbare Dokumente
Je Besucherkategorie Standard-Vereinbarungen definierbar.
Gültigkeit der unterzeichneten Dokumente je Besucher
Je Termin zusätzliche frei wählbare Vereinbarungen
HInterlegen von Fragebögen zur Verständnisprüfung
Datenschutz
Mit WELCOME erfüllen Sie die Anforderungen an die Datenschutzgrundverordnung – DSGVO. Hinterlegen Sie Löschfristen für Besucherdaten je Besucherkategorie.
Widerspricht Ihr Besucher der Speicherung seiner Daten entsprechend Ihrer Löschfristen, kann ein Zeitraum zum zeitnahen Löschen definiert werden.
DSGVO Einwilligung und Löschfristen
Löschfristen je Besucherkategorie mit automatischem Löschen
Auswahlkriterien
Digitalisieren Sie Ihren Empfang! Software Auswahlkriterien zum Download.
Online-Demo
Überzeugen Sie sich von den Funktionen und Vorteilen in einer Online-Demo.
30 Tage testen
Testen Sie WELCOME und machen SIe sich mit den Funktionen vertraut.
Sprachen
Bieten Sie Ihren Besuchern den Anmeldeprozess und die Vereinbarungen in ihrer Muttersprache an. Ihre Besucher wählen ihre Sprache einfach beim Check-in aus.
Für Ihre Standorte im Ausland haben Sie Zugriff auf eine Vielzahl von Sprachen für die komplette Systemumgebung.
Mehrere Check-in Sprachen stehen zur Verfügung
Systemumgebung mit Sprachen für Standorte im Ausland verfügbar
Einfache Selektierung von Sprachen über Flaggensymbole
Auf Wunsch Vorschaltbildschirm, bei vielen Sprachen, möglich
Evakuierung
Erhalten Sie automatisch eine Evakuierungsliste bei jeder Besucheranmeldung und beim Check-out. Dadurch sind Sie immer auf dem aktuellen Stand und können die Liste den Ersthelfern zur Verfügung stellen.
Natürlich besteht auch die Möglichkeit WELCOME auf einem Tablet zu öffnen und die Besucher an einem Meetingpoint auszuchecken.
Automatische Evakuierungsliste
Listenerstellung im Notfall nicht erforderlich
Liste im CSV/Excel-Format
Berechtigungen
Organisieren Sie die Sichtbarkeit von Besucherdaten über Benutzergruppen. Die Mitglieder der definierten Gruppen sehen jeweils nur die Besucherdaten aus ihren Bereichen.
Mitglieder der Zentrale haben die komplette Transparenz und Zugriff auf alle Besucherdaten. Die Verwaltung von WELCOME ist den definierten Administratoren vorbehalten.
Benutzergruppen für die Anzeige von Besucherdaten
Administrator-Gruppe für die Einrichtung und Verwaltung
Sicherheit und Sprachen für einen reibunglosen Besuch
Stellen Sie Vereinbarungen zur Unterschrift zur Verfügung. Bieten Sie Ihren Besuchern deren Muttersprache für den Check-in und lassen Sie Ihre Mitarbeiter an Standorten im Ausland in ihrer Sprache arbeiten.
Mit WELCOME digitalisieren Sie Ihre Vereinbarungen und vereinfachen die Besucherprozesse.
Erfüllen Sie die Vorgaben der Datenschuztverordnung.
Papierlos
Lassen Sie Ihre Vereinbarungen digital unterschreiben und automatisch per Mail an den Besucher versenden.
DSGVO
Entsprechen Sie der Datenschutzgrundverordung und geben Sie Ihrem Besucher einen diskreten und sicheren Besuch.
Sprachen
Mehrere Sprachen für Check-in und komplette Systemumgebung verfügbar.
Datenhaltung
Sichere Datenhaltung in der Cloud aus Deutschland. Kein Zugriff druch den Patriot Act.
Online-Demo
Überzeugen Sie sich von den Vorteilen und Möglichkeiten.
Besucherverwaltung
Alle Funktionen der Besucherverwaltung.
Check-in
Wie können Ihre Besucher einchecken?
Besucherausweise
Alle Optionen der Besucherausweise.
TISAX
Sie planen eine TISAX Zertifizierung oder setzen diese bereits um. WELCOME unterstützt Sie beim Schutz der Daten. Die richtige Besuchermanagement Software beschleunigt Ihren Zertifizierungsprozess und stärkt Ihre Datensicherheit.
Schaffen Sie mit WELCOME die Nachvollziehbarkeit der Besuche und gewährleisten Sie den Datenschutz, sowie die Informationssicherheit. Lassen Sie Richtlinien durch Ihre Besucher unterschreiben und geben Ihren Besuchern relevante Informationen bei der Anmeldung.