Wichtiges im Überblick
Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Unsere Lösung ist ideal für:

• Unternehmen jeder Größe
• Empfangsbereiche & Rezeptionen
• Industrie & Produktion
• Behörden & öffentliche Einrichtungen
• Coworking Spaces & Bürogebäude

Typische Funktionen sind:

• Digitale Besucherregistrierung (Check-in / Check-out)
• Voranmeldung von Besuchern
• Besucherausweise / Badges
• Fremdfirmen und Dauerbesucher
• Benachrichtigung von Gastgebern
• DSGVO-konforme Datenspeicherung
• Statistiken und Reports
• Tür- und Schrankenöffnung
• Kennzeichenerkennung

Ja, über ein Self-Service-Terminal oder Tablet können sich Besucher eigenständig registrieren – schnell und benutzerfreundlich.

Ja, unsere Software lässt sich in bestehende Systeme wie Kalender, Zutrittskontrollen oder CRM-Systeme integrieren. Eine API-Schnittstelle ist vorhanden.

Ja, der Datenschutz hat höchste Priorität. Die Software erfüllt alle Anforderungen der DSGVO, einschließlich:

• Datensparsamkeit
• Löschfristen
• Zugriffskontrollen

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und sicher in einem deutschen Cloud Datacenter gespeichert. 

WELCOME wird in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Es erfolgt keine Datenspeicherung im Ausland.

Die Einrichtung ist unkompliziert und schnell. In vielen Fällen ist das System innerhalb eines Tages einsatzbereit.

Ja, wir bieten:

• Persönliche Schulung
• Support per E-Mail und Telefon
• Dokumentationen

Ja, das System lässt sich entsprechend Ihrem Branding und Ihren Prozesse konfigurieren.

Ja, wir bieten eine kostenlose Testphase an, damit Sie die Software unverbindlich kennenlernen können.

Die Kosten hängen ab von:

• Gewünschten Funktionen
• Anzahl der Nutzer
• Anzahl der Standorte

Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot. 

Die Software ist webbasiert und funktioniert auf:

• Tablets
• PCs & Laptops
• Smart-TV
• Endgeräte mit Browser

Nein, WELCOME kann auf webfähigen Engeräten betrieben werden. Wir bieten auch  professionelle Besucher-Terminals und Ausweisdrucker an. Hardwareoptionen.

Ja, mehrere Standorte und Mandanten lassen sich zentral in einem System verwalten.

Ganz einfach:

1. Kontakt aufnehmen
2. Demo vereinbaren
3. Individuelles Angebot erhalten

Bei Bedarf können Sie WELCOME testen.

Ja, setzen Sie WELCOME als Teil der KRITIS‑Sicherheitsstrategie ein. Damit ersetzen Sie Papier, Insellösungen und manuelle Abläufe durch einen zentralen, konfigurierbaren Prozess – von der Einladung bis zum Verlassen des Geländes.

Die nahtlose Anbindung an Microsoft Outlook ermöglicht eine zentrale Steuerung von Besucherterminen. Gastgeber und Empfangspersonal profitieren von einer vereinfachten Terminverwaltung, automatisierten Benachrichtigungen und einer effizienteren Besucherkoordination.

Mehr Informationen zur Outlook Add-in Installation

Externe Dienstleister können ihre Mitarbeiter selbstständig registrieren. Anschließend erhalten diese eine E-Mail mit QR-Code für den Check-in sowie optionalen Links zu notwendigen Unterweisungen und Sicherheitsvereinbarungen.

Der Check-in erfolgt vor Ort bequem per QR-Code oder Namenseingabe. Bereits vorab bestätigte Dokumente sind hinterlegt, offene Unterweisungen können direkt am Terminal unterschrieben werden.

Vorteile:

• Weniger administrativer Aufwand
  Es genügt, einen zentralen Ansprechpartner beim Dienstleister einzuladen. Dieser verwaltet und registriert alle weiteren Mitarbeiter eigenständig.
• Schnellere Anmeldung vor Ort
  Bereits vorab registrierte Dienstleister und deren Mitarbeiter können sich ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand einchecken. Fehler und Nacharbeiten werden reduziert, da die Daten direkt vom Dienstleister gepflegt werden.
• Effizientere Prozesse und geringere Kosten
  Die Entlastung interner Mitarbeiter sowie ein beschleunigter Check-in-Prozess führen zu mehr Effizienz und reduzieren den organisatorischen Aufwand nachhaltig.