Wichtige Funktionen einer Besuchermanagement-Software
Besuchermanagement in Unternehmen umfasst die Organisation, Verwaltung und Steuerung von Besuchern, die das Unternehmen betreten. Dies ist besonders wichtig, um einen professionellen ersten Eindruck zu hinterlassen, Sicherheit zu gewährleisten und den Ablauf effizient zu gestalten.
Wichtigste Funktionen eines Besuchermanagementsystems
Unternehmen nutzen dafür spezialisierte Besuchermanagementsysteme, um den Prozess reibungslos und digital abzuwickeln. Im modernen Kontext geht es jedoch nicht nur um Sicherheit und Effizienz, sondern auch um das Schaffen eines positiven Erlebnisses für den Besucher.
Besuchervoranmeldung
- Besucher können im Voraus über ein Web-Portal oder Outlook angemeldet werden. Dies ermöglicht eine bessere Planung und einen schnellen Check-in.
Check-in und Check-out-Prozess
- Schneller und einfacher Check-in-Prozess am Empfang, auch durch Tablets oder Terminals.
- Automatische Erfassung von Ankunfts- und Abreisezeiten der Besucher.
Identitätsüberprüfung
- Überprüfung der Identität durch Ausweisscanner oder den Abgleich mit Besucherdaten.
- Möglichkeit zur Ausgabe von Besucherausweisen (mit Foto, Name, Firma etc.).
Besucherhistorie
- Speicherung von Daten über vergangene Besuche.
- Zugriff auf detaillierte Informationen über frühere Besuche und Besuchsmuster.
Sicherheitsfunktionen
- Zutritt durch QR-Code.
- Automatische Überprüfung gegen Sicherheitslisten (z.B. Hausverbote).
- Evakuierungslisten im Notfall.
Datenschutz und DSGVO-Konformität
- Sicherstellung, dass alle erfassten Daten den aktuellen Datenschutzrichtlinien entsprechen – DSGVO.
- Automatische Löschung von Besucherdaten nach einem bestimmten Zeitraum.
Benachrichtigungen
- Automatische Benachrichtigung des Gastgebers, sobald der Besucher angekommen ist.
Selbstregistrierung
- Besucher können sich selbst über Kiosksysteme oder mobile Apps einchecken, was den Prozess für wiederkehrende Besucher vereinfacht.
- Die Dateneingabe durch den Besucher reduziert die Fehleranfälligkeit.
Dokumentenverwaltung
- Integration von Firmenrichtlinen und Sicherheitsvereinbarungen, die Besucher vor Ort digital unterschreiben.
- Gültigkeit der Dokumente wird vom System verwaltet.
Besucherausweise
- Automatische Ausgabe von Besucherausweisen.
- Personalisierung der Ausweise, z.B. mit Foto oder QR-Code.
Berichtserstellung und Analyse
- Erstellung von Berichten zu Besucherzahlen, Aufenthaltszeiten oder regelmäßigen Besuchern.
- Auswertung von Veranstaltungen.
Mehrsprachige Unterstützung
- Systemsprachen für Standorte im Ausland.
- Unterstützung mehrerer Sprachen, um internationalen Besuchern den Check-in zu erleichtern.
Integration in andere Systeme
- Anbindung an bestehende IT-Systeme über API.
- Integration in Outlook für eine nahtlose Organisation von Terminen.
Ein modernes Besuchermanagement im Unternehmen vereint Effizienz, Sicherheit und Komfort. Mit der richtigen Technologie und einem auf den Besucher ausgerichteten Ansatz wird der gesamte Prozess nicht nur reibungsloser, sondern auch zu einem positiven und professionellen Erlebnis für alle Beteiligten.
Die Integration von digitalen Tools und Automatisierungen stellt sicher, dass Unternehmen in der Lage sind, sowohl Besuchermengen als auch individuelle Anforderungen besser zu bewältigen.
